Die von Ihnen verschickten Mails landen beim Empfänger im Spam-Ordner? Das ist natürlich ärgerlich – aber man kann einiges tun, um das zu verhindern.
Grundsätzlich gilt: Der Absender und sein Mailprovider haben keinen direkten Einfluss darauf, ob eine Mail beim Empfänger in den Posteingang oder in den Spam-Ordner kommt. Das entscheiden nur der Empfänger (und sein Mailprovider). Um die Chancen zu verbessern, dass die Mail richtig ankommt, sind einige Voraussetzungen zu treffen. Für einige davon muss der Provider sorgen.
Provider
- Der Mailserver, über den die Mails verschickt werden, muss richtig konfiguriert sein. Dazu gehört unter anderem, dass Forward- und Reverse-DNS gesetzt sind und übereinstimmen, dass Mailname und HELO/EHLO-Banner zueinander passen etc.. Dafür sorgt deLink.
- Der Mailserver, über den die Mails verschickt werden, darf nicht auf einer schwarzen Liste (Blacklist) stehen. Kein Provider ist davor sicher, dass sein Postausgangsserver einmal auf eine Blacklist kommt. Es muss nur irgendein Anwender eine ungeschickt formulierte Mail an eine Menge schlecht sortierter Empfänger schicken – schon ist es passiert. Deswegen prüft deLink rund um die Uhr stündlich für alle seine Mailserver bei über 200 Blacklists, ob es einen Eintrag gibt. Wenn das der Fall ist, routen wir ausgehende Mails sofort über andere Relay-Server, die nicht auf Blacklists eingetragen sind.
Anwender und Provider
Sie als Anwender sollten sich zusammen mit Ihrem Provider um SPF-Records kümmern: Das ist ein wichtiger Punkt, der im Laufe des Jahres 2017 sehr an Bedeutung gewonnen hat: Der Eintrag eines SPF-Records bei der Domain des Absenders. Der Eintrag ist eine einfache und kostenlose Angelegenheit, die bei deLink jeder Kunde selbst erledigen kann. deLink kann das aber nicht für den Kunden übernehmen: Wenn Sie Mails auch über andere Server verschicken (z.B. über einen Anbieter für Newsletterversand oder über einen eigenen lokalen Mailserver) würde der Eintrag des Standard-SPF-Records für deLink äusserst negative Folgen haben: Mails, die nicht über das deLink-Mailsystem verschickt werden, würden dann so gut wie sicher als Spam angesehen werden!
Hier ist es also angesagt, dass Sie als Kunde den richtigen SPF-Record eintragen. Natürlich helfen wir Ihnen gerne dabei. Wenn SIe noch keinen SPF-Record für Ihre Domain haben, sollten Sie sich so bald wie möglich darum kümmern.
Viele große Mailprovider klassifizieren Mails von Domains, die keinen SPF-Record haben, inzwischen automatisch als Spam.
Noch weiter können Sie die Akzeptanz Ihrer Mails erhöhen, wenn Sie DKIM verwenden. Das ist die digitale Signatur der versendeten Mails. Hierzu müssen
- auf dem Mailserver ein Schlüsselpaar für Ihre Domain generiert
- in der DNS der öffentliche Schlüssel aus diesem Paar eingetragen
werden. Wenn Sie das deLink-Mailsystem für den Mailversand benutzen und DKIM einsetzen wollen, wenden Sie sich bitte an den Support bei deLink.
Anwender
In Ihrer alleinigen Verantwortung als Anwender liegt es, dass Sie wirklich keine Spammails versenden und auch keine solchen Mails, die aufgrund Ihres Inhalts dafür gehalten werden könnten.